Wat kost IT-beheer per medewerker? Zo rekent u het uit.

Wie IT-beheer wil uitbesteden, krijgt offertes die lastig naast elkaar te leggen zijn. De ene partner rekent per uur, de andere per ticket, een derde per medewerker per maand. En wat er in dat bedrag zit, verschilt ook. Dit artikel legt uit hoe de modellen werken, wat er in een maandbedrag hoort te zitten en wat het bij ons kost voor een organisatie met 25 medewerkers.

Drie manieren om IT-beheer te betalen

De meeste aanbieders werken met een van deze drie modellen, of een mengvorm ervan.

Het verschil zit niet alleen in de factuur, maar in het belang. Wie per uur of per ticket betaald wordt, verdient aan elke storing. Bij een bedrag per medewerker is het omgekeerd: elke storing kost de leverancier tijd die hij niet terugziet. Dan loont het om een omgeving zo in te richten dat er weinig misgaat. Daarom werken wij zo.

Wat hoort er in een maandbedrag te zitten?

Een laag bedrag per medewerker zegt weinig als de helft er niet in zit. Vraag bij elke offerte na of dit erbij hoort:

• Ondersteuning van medewerkers. Wie neemt de telefoon op, en is dat beperkt tot een aantal uur of tickets?
• Nieuwe en vertrekkende medewerkers. Accounts, laptop en rechten, en hoe snel dat geregeld is.
• Updates en patches van Windows en de applicaties.
• Beveiliging. MFA, toegangsbeleid en bescherming op elk apparaat: standaard, of als losse post?
• Back-up van Microsoft 365 en de servers, en of die ook echt wordt teruggezet als test.
• Wijzigingen. Wat valt onder gewoon beheer, en wat kost een wijziging daarbuiten?
• Rapportage. Hoe ziet u wat er gebeurd is?

Microsoft-licenties zitten er meestal niet in. Die lopen apart, via de partner of rechtstreeks bij Microsoft.

Zo rekenen wij

Onze tarieven staan openbaar op de site, exclusief btw. Het maandbedrag bestaat uit drie delen:

• Een basis van € 395 per maand voor servicemanagement en het platform: uw ticketomgeving, de bewaking van uw omgeving, rapportage en het kwartaaloverleg. Dat werk is voor elke organisatie even groot, dus rekenen we het één keer.
• Per medewerker € 17 voor de werkplek, plus € 12 voor ondersteuning via uw keyusers of € 29 voor onze volledige servicedesk, plus € 4 voor back-up.
• Per server of cloudonderdeel, bijvoorbeeld € 135 per maand voor een Windows Server, met een basis voor cloud en back-up.

De meeste dagelijkse verzoeken, zoals een nieuwe medewerker of andere rechten, kosten niets extra. Een wijziging daarbuiten heeft een vaste prijs per trede, die wij vooraf noemen.

Drie rekenvoorbeelden voor 25 medewerkers

• Werkplek met keyusers en back-up, inclusief de basis: € 1.179 per maand.
• Met onze servicedesk in plaats van keyusers, inclusief de basis: € 1.582 per maand.
• Met bewaking erbij. Het eerste voorbeeld plus Managed Detection & Response, € 14,30 per medewerker en € 150 voor de omgeving: samen € 1.686,50 per maand. Bewaking vraagt Microsoft 365 Business Premium met de Defender Suite; die licentie-uitbreiding kost € 8,70 per gebruiker per maand.

Alle bedragen zijn exclusief btw en Microsoft-licenties. Heeft u servers of een Azure-omgeving, dan rekent u in de calculator verder.

Keyusers of een servicedesk?

Het grootste verschil in de voorbeelden zit in de ondersteuning. Met keyusers vangen een of twee collega's van u de kleine vragen af, en komt alles wat zij niet oplossen bij ons. Wij leiden ze op en ze hebben een directe lijn. Dat scheelt ruim een derde op het bedrag per medewerker.

Keyusers werken goed als u één locatie heeft en een collega die dat graag doet. Heeft u veel vestigingen, of niemand die het wil, kies dan de servicedesk. Dan kunnen al uw medewerkers rechtstreeks bij ons terecht.

Waar u op let bij het vergelijken

• Vergelijk het totaal voor uw situatie, niet alleen het bedrag per medewerker. Een lage prijs met een hoge basis, of met losse posten voor back-up en beveiliging, valt vaak duurder uit.
• Vraag wat een storing u kost, en wat een wijziging kost.
• Vraag hoe het bedrag meebeweegt als u groeit of krimpt.
• Vraag naar eenmalige kosten voor de overstap, en wat daarin zit.
• Vraag van wie de omgeving is als u stopt. Bij ons staat alles in uw eigen Microsoft-omgeving, op naam van uw organisatie.

Wilt u weten wat het voor uw organisatie kost? In de calculator stelt u uw omgeving zelf samen en ziet u direct een indicatie. Na een korte inventarisatie leggen we het maandbedrag vast.

← Alle artikelen